Appel Notarissen en AVG (privacybeleid)

Privacyverklaring

Deze verklaring geeft informatie over hoe ons kantoor omgaat met persoonsgegevens, welke in het kader van de werkzaamheden en dienstverlening worden verwerkt.

Onze contactgegevens
Naam kantoor: Appel Notarissen
Contactpersoon: mr. J.C.A. Salman
E-mailadres: j.salman@appelnotarissen.nl

Onze dienstverlening
Ons kantoor vraagt uw persoonsgegevens enkel op voor de volgende doelen:
– het uitvoeren van opdrachten voor advies of andere diensten op basis van een contractuele overeenkomst of te voldoen aan wettelijke taken en verplichtingen, waaronder:
– voor de doelen waar u specifiek (expliciet) toestemming voor heeft gegeven.

Enkele voorbeelden van deze doelen zijn:
– cliëntenadministratie;
– inning en facturering;
– financiële verwerking van declaraties en kostenfacturen;
– identificeren van cliënten;
– informatievoorziening naar u via post, e-mail of telefoon;
– analyse en (interne) rapportage van trends, demografie en voortgang dossier.

Appel Notarissen zal niet meer persoonsgegevens verzamelen dan hetgeen redelijkerwijs nodig is om haar diensten te kunnen verrichten.

Regels persoonsgegevens bij notariële akten
Als ons kantoor een notariële akte opmaakt met uw persoonsgegevens, moet de notaris zich aan de wettelijke regels houden. Deze hebben invloed op de verwerking van uw persoonsgegevens:
1. De notaris moet bepaalde (persoons)gegevens verplicht in de akte zetten.
2. De notaris moet de ondertekende akte met uw persoonsgegevens verplicht bewaren.
3. Zodra de akte door de notaris is ondertekend, wordt het een officieel bewijsstuk. Er mag dan niets meer aan veranderd worden, ook niet als de persoonsgegevens niet blijken te kloppen. Indien er wijzigingen nodig zijn, dient de notaris een nieuwe akte te maken, waarin de desbetreffende wijzigingen zijn opgenomen.
4. De notaris moet bepaalde (persoons)gegevens verplicht controleren in de Basisregistraties Personen (BRP), Handelsregister, Curatele- en bewindregister, insolventieregister en Kadaster.
5. De notaris moet verplicht uw identiteit controleren.
6. Uw persoonsgegevens vallen onder het beroepsgeheim van de notaris.

Doorgeven van uw persoonsgegevens
Ons kantoor geeft uw persoonsgegevens enkel aan derde partijen door, indien:
– dat wettelijk verplicht is; of
– het noodzakelijk is om de werkzaamheden te kunnen uitvoeren en u hier expliciet toestemming voor heeft gegeven.

Ons kantoor verstrekt persoonsgegevens aan de volgende ontvangers:
– KNB, belastingdienst, registerhouders;
– door cliënt ingeschakelde ketenpartners (makelaars, hypotheekadviseurs etc.)

Bewaren van uw persoonsgegevens
Uw persoonsgegevens worden door ons kantoor niet langer bewaard dan nodig voor het doel waarvoor zij zijn verzameld, voor het uitoefenen van wettelijke taken en het nakomen van wettelijke verplichtingen of het uitvoeren van overeenkomsten. Bewaartermijnen uit wettelijke bepalingen, zoals de Wet op het notarisambt en de Archiefwet zijn van toepassing.

Uw rechten ten aanzien van door ons verwerkte persoonsgegevens
Wanneer uw persoonsgegevens door ons kantoor worden verwerkt, kunt u op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming van de onderstaande rechten gebruik maken. Dit doet u door een schriftelijke aanvraag via de contactgegevens uit deze privacyverklaring.

1. Recht van inzage van de betrokkene
U kunt altijd opvragen welke persoonsgegevens ons kantoor verwerkt, voor welk doel dat is en hoe lang deze worden bewaard.

2. Recht op rectificatie
Indien u meent dat bepaalde gegevens niet correct zijn verwerkt, heeft u het recht rectificatie van deze gegevens te vragen. Als dit gaat om gegevens in een notariële akte, is dat niet mogelijk en zal een nieuwe akte moeten worden opgesteld als aanvulling op de onjuiste akte.

3. Recht op gegevenswissing (recht op ‘vergetelheid’)
Indien u wenst dat uw persoonsgegevens worden verwijderd, kunt u een schriftelijk verzoek hiertoe indienen. Staan de gegevens in een notariële akte, dan mag de notaris deze gegevens niet verwijderen.

Mogelijke beperkingen in het uitoefenen van uw rechten op basis van de Algemene Verordening Gegevensbescherming
Ons kantoor stelt alles in het werk om te voldoen aan uw rechten op basis van de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Het kan echter voorkomen dat deze rechten in conflict zijn met andere wettelijke bepalingen, zoals de Wet op het notarisambt. Mocht de notaris om die reden niet aan één van de genoemde verzoeken kunnen voldoen, dan wordt u hierover schriftelijk geïnformeerd.

Klachten over de verwerking van uw persoonsgegevens door ons kantoor
Wanneer u klachten heeft over de verwerking van persoonsgegevens door ons kantoor, dan horen wij dit graag. U kunt dit schriftelijk melden bij de hiervoor gemelde contactpersoon. U heeft ook het recht om een klacht in te dienen bij de toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens.